¿Qué puede incluir el proyecto RPA?
1. Documentación de procesos
Es necesaria la documentación paso a paso, nosotros en colaboración con tu staff trabajamos para generarla y validarla para que la automatización sea un éxito.
2. Rediseño de procesos
Si tus procesos son poco eficientes, trabajamos para sugerirte mejoras de manera que la automatización sea de un proceso óptimo.
3. Programación de la Automatización
Ya definidos los procesos a automatizar, nuestros especialistas programarán los robots que realizarán las actividades de cada proceso de negocio.
4. Testeo y go alive
En conjunto se realizarán pruebas y correcciones previo a la puesta en producción. Acompañamos en la puesta en vivo.
5. Capacitación
Entrenamos a los usuarios para que puedan operar o supervisar los robots.
6. Gestión del proyecto
Un jefe de proyecto se encargará de que se cumplan los plazos, el presupuesto, la calidad, y alcance durante el ciclo de vida del proyecto, con una metodología flexible a la cultura de la empresa.
Algunos ejemplos de automatización con Robots
Extracción masiva de reportes financieros
Un robot según fechas indicadas puede extraer hasta los últimos 20 años de 27 cuentas financieras desde SAP.
Pagos con retraso
Cliente pone a disposición un servicio (API) con todos los pagos cargados y un robot se conecta a este servicio y realiza los pagos 1 a 1 en una caja asignada al robot.
Registro de incapacidades
Un robot descarga y lee las licencias médicas para luego hacer los ingresos de datos a SAP.
El robot diariamente consulta los portales bancarios con el objetivo de descargar los movimientos (entradas y salidas de dinero) con la finalidad de conciliar con el sistema contable.
El robot diariamente consulta el banco central con el objetivo de actualizar el valor del dólar o el euro en el ERP.
El robot diariamente descarga y envía documentos tributarios como facturas afectas a iva, exentas, notas de crédito y débito mejorando la gestión de documentos y disminuyendo los tiempos de notificación y aceptación y/o rechazo por los centros de costos.
El robot ingresa a distintas plataformas y descarga las órdenes de compra, actas y entradas, salidas, inventarios y facturas, junto a los registros contables.
Luego compara cada reporte encuentra inconsistencias de información de cada plataforma y genera un Excel donde registra las inconsistencias de cada reporte.
El proceso requiere de la recepción, clasificación y revisión de grandes volúmenes de información, que llegan en diferentes formatos y estructuras.
Hoy las compañías aseguradoras que han implementado Robots, han logrado alcanzar un aumento del 100% de productividad. Además, han conseguido operar 24/7, los 365 días del año, lo que permite a las aseguradoras establecer SLA mucho más ambicioso e integrar los procesos de manera digital y offline mancomunados.
Las aseguradoras que implementaron Robots en sus procesos de comprobación de primas y pagos, redujeron el tiempo de respuesta, con menor cantidad de recursos y mayor seguridad para los clientes.
Usando Robots aumenta enormemente la precisión, mitigando los riesgos de cálculos o de una mala administración de la información
El proceso de recaudo de cartera era una operación manual en la cual se ejecutaban pasos secuenciales y repetitivos, tales como conciliación de cartera, cálculo de morosidad, cobros prejurídicos, y jurídicos, además de un sin fin de tareas que son demorosas y repetitivas.
Cuando la industria de seguros tradicional necesita realizar un proceso de pago a proveedores, lo ejecuta de manera manual mediante la realización de pasos secuenciales y repetitivos.
Hoy en la industria de seguros, que han implementado Robots, han logrado reducir el tiempo de ejecución de pagos a proveedores y además generan reportes de pagos de manera automatizada.
Un bróker de seguros, con una operación importante y muy activa en el rubro automotriz, invierte gran cantidad de tiempo, recursos en conciliar y en mantener actualizado su sistema corporativo de clientes (CRM).
Se definió un plan de trabajo para incorporar un robot para cada aseguradora y así poder realizar el proceso de conciliación de forma automática y sin la intervención humana.
Un Robot realiza el Proceso de transcripción manual de los datos de las guías físicas, para cargar la información de mercancías provenientes de las diferentes aerolíneas, en los sistemas MUISCA y en la aplicación web del ente operador aeroportuario. En el proceso se transcribe la información de las guías físicas recibidas en la macro Excel del Prevalidador DIAN, y se genera un archivo XML. Este archivo se sube en MUISCA para reportar el manifiesto de mercancías.
Seguidamente se sube el XML a la aplicación web, del ente operador, para posteriormente ser facturado a través del sistema contable cuando esté cerrado el vuelo.
Un Robot realiza el proceso de Trazabilidad de importaciones, este consiste en leer un archivo Excel de entrada con la información de las compras realizadas a los diferentes proveedores y sus respectivos datos de importación. Estos datos se deben verificar contra las páginas de las Navieras, intermediarios y los puertos para asegurar la integridad de la carga y que no hayan cambiado los datos.
Un robot realiza el proceso que consiste en la validación y aprobación de solicitudes de órdenes de retiros, los cuales son radicados por los clientes, en el portal del puerto. En estas solicitudes se debe realizar la validación y aprobación de los retiros, se les hace control aduanero como las órdenes de Retiro de Contenedores y Carga Suelta. Para la validación se revisan los documentos y se comparan sus datos contra lo registrado en la DIAN y en el portal del puerto, para saber si la información aduanera está debidamente autorizada y de ser así, se aprueba la orden de retiro.
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